Gestão Documental – Docentes 9º Ano

Caros colegas,

o Colégio está a implementar um Sistema de Gestão Documental que irá substituir os ficheiros de servidor a médio prazo.

O ponto de partida serão as justificações e actas dos Conselhos de Turma do 9ºAno. Tratando-se de justificações e actas isso implica um envolvimento de todos os elementos dos Conselhos de Turma do 9º Ano.

De modo a que este processo decorra sem sobressaltos este documento indica os passos necessários para a realização destas tarefas.

É de salientar que estes procedimentos apenas se efectuam para as justificações e actas do 9º Ano. As justificações e actas dos restantes anos deverão ser efectuadas nos Ficheiros de Servidor tomando como referência os passos que foram enviados no email anterior.

Era importante que todos pudessem experimentar este sistema antes de o utilizar para as reuniões. Assim sugiro que utilizem 5/10 minutos num intervalo e se desloquem a um dos laboratórios de informática ou à biblioteca.

De qualquer modo estarei disponível para tirar todas as dúvidas que surjam.

Instruções utilização da Gestão Documental na Sala de Professores

Apesar dos computadores da sala de professores estarem reservados para as actividades dos Directores de Turma, se por acaso tiverem a oportunidade de colocar uma justificação ou uma acta no Sistema de Gestão Documental, deverão fazê-lo através dos Ficheiros de Servidor como o faziam até agora. Ao entrarem nas actas do 9ºAno, já estão a trabalhar no Sistema de Gestão Documental!

Se o fizerem através de um laboratório de informática ou da biblioteca ler o ponto seguinte.

Instruções de utilização da Gestão Documental nos computadores dos laboratórios de informática/biblioteca

Entrada no sistema

Para iniciar uma sessão nos computadores dos laboratórios/biblioteca que utilizam um sistema Linux, entrar com o utilizador e senha que utilizam no moodle:

Utilizador: nome.apelido

Senha: a mesma do moodle e do mail

Abrir a ligação ao Sistema de Gestão Documental

De modo a se poder guardar as justificações ou actas do 9º ano no Sistema de Gestão Documental seguir as seguintes instruções:

Fazer duplo click no ícone em forma de flor “Gestão Documental”

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Na janela de autenticação colocar os dados que se colocam no moodle:

Utilizador: nome.apelido – no meu caso é paulo.tavares

Domínio: cscm-lx.pt

Senha: A senha do moodle ou mail

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Já estamos ligados ao Sistema de Gestão Documental – Alfresco!

Procurar, dentro do 9º Ano, a turma respectiva.

Arrancar o OpenOffice Writer – Processador de Texto

Para fazer as justificações ou as actas é necessário utilizar o processador de texto. No caso do Linux terá de ser o OpenOffice. Seguem os passos para arrancar o OpenOffice em Linux.

Menu Aplicações > Escritório > Processador de Texto – OpenOffice.org

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E de seguida a janela do OpenOffice abre-se.

Gravar um ficheiro no Sistema de Gestão Documental

Depois de escrever o documento escolher:

Ficheiro > Guardar Como…

Guardar documento

Guardar documento

1. Escolher primeiro “Procurar Outras pastas…” > ver imagem abaixo

2. Escolher do lado esquerdo “alfresco em ” > ver imagem abaixo

3. Escolher do lado direito “Files” > ver imagem abaixo

(…não esquecer de inserir o nome do ficheiro no primeiro campo do ecrã…)

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Escolha da pasta

A partir daqui escolher o seguinte caminho até à turma:

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Nota:

O nome dos ficheiros deve ter a seguinte forma:

acta_AnoTurma_Av_1P_2009-10

por ex.: “acta_7A_Av_1P_2009-10″ ou “acta_11B1_Av_1P_2009-10″

Onde:

  • acta: identifica o tipo de documento
  • AnoTurma: o Ano de Escolaridade e Turma a que dizem respeito
  • Av: Avaliação, depois usaremos In, para Intercalar, e Ex, para Extraordinária
  • 1P: 1º Período, depois também teremos 2P e 3P
  • 2009-10: Identifica o Ano Lectivo

Esta estrutura é fundamental para a automatização dos meios de pesquisa da informação no servidor, pois estes sistemas funcionam com base em palavras chave na pesquisa.

Bom Trabalho!


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